Colegios, institutos, universidades, etc; en muchos centros docentes, sobre todo en universidades y escuelas de idiomas, está asentada la costumbre de publicar en los tablones o incluso en Internet las calificaciones de los exámenes efectuados por sus alumnos.
Con la entrada en vigor de la LOPD la publicación de esta información supone una infracción muy grave al entenderse que en estos casos se está efectuando una cesión de datos personales (nombre+apellidos+nota del examen) sin el debido consentimiento del afectado, esto es, del alumno.
Con carácter general, las notas de calificación de cada asignatura tienen como destinatario al alumno, anotándose en su expediente académico. En consecuencia la difusión de dichas notas de calificación a través de los tablones de anuncios de la Universidad o a través de Internet, constituye una cesión de datos de carácter personal de los alumnos. Para que pueda realizarse una cesión de datos personales debe existir consentimiento de los interesados o bien, entre otras excepciones establecidas por la LOPD, deberá existir una norma con rango de Ley que exima de dicho consentimiento.
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece en su artículo 4 (principio de calidad de los datos) que los datos personales sólo podrán ser sometidos a tratamiento (lo que incluiría su cesión a terceros a través de la publicación) «cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido«.
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En consecuencia, considerando tanto la habilitación legal existente para la publicación de las calificaciones como los límites que conlleva la aplicación del principio de calidad de los datos, sería posible la publicación de las calificaciones en tablones de anuncios o a través de Internet, siempre que el acceso se limite únicamente a las personas interesadas (por ejemplo, profesores y alumnos, dependiendo de la ubicación física de los tablones y en el caso de Internet a través de una Intranet o comunidad virtual con restricción de acceso) y no el público en general.
Sería manifiestamente contrario a la legislación de protección de datos, puesto que vulneraría el principio de calidad de datos, la publicación de tales calificaciones en Internet de modo abierto, es decir, permitiendo a cualquier persona el libre acceso a las mismas. Asimismo, resulta contraria a la LOPD la lectura pública de notas ante los medios de comunicación, o la utilización de otros mecanismos similares sin restricciones.
No sé si has tenido en cuenta la Disposición Adicional Vigésimo Primera de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades que establece una habilitación legal a las universidades para publicar los resultados de las evaluaciones. Me surge la duda si dicha habilitación se extiende, por ejemplo, a academias privadas no universitarias.
Hola Pastor A.!
Te detallamos los Mecanismos adecuados para la publicación de notas por Universidades
Para poder realizar la publicación de notas de alumnos de manera adecuada, la AEPD ha elaborado un informe en el que se recogen las nociones más elementales para que se realice respetando los datos de carácter personal de los alumnos.
En primer lugar, el informe establece que en la publicación de las notas “deberá respetarse en todo caso los principios recogidos en el artículo 5 del RGPD, especialmente los de limitación de la finalidad, minimización de datos, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad, realizando la publicación de modo que suponga la menor injerencia en los derechos y libertades de los interesados, lo que excluye la posibilidad de un conocimiento generalizado de las calificaciones, como podría ocurrir en el caso de que se procediera a su publicación en internet, en el que el riesgo se incrementaría además como consecuencia de la posible indexación por los motores de búsqueda.”
Por lo tanto, establece las siguientes pautas a seguir para hacer estas publicaciones:
• Dónde publicar los datos: en la medida de lo posible, que se realicen a través de una intranet o aula virtual que tenga acceso limitado al profesorado y alumnado del grupo. Si esto no fuera posible podría publicarse en los tablones de anuncios del centro siempre y cuando éstos no estén en las zonas comunes y que el acceso a la información quede restringido únicamente a las personas interesadas.
• Qué datos publicar: el nombre y apellidos junto con la calificación obtenida. Solo cuando haya dos alumnos o alumnas con los mismos nombres y apellidos deberá publicarse su número de DNI.
• Durante cuánto tiempo pueden estar disponibles las notas: cuando sean clasificaciones provisionales, mientras puedan presentarse reclamaciones. En el caso de calificaciones definitivas, el tiempo que se considere imprescindible para que todos los interesados e interesadas puedan consultarlas.
Esperamos haberlo aclarado.
¿Un alumno podía reclamar la nota de un examen de otro al profesor, con una autorización del alumno en cuestión?
Gracias
Hola!
En primer lugar, cabe destacar que el consentimiento en materia de Protección de Datos se puede dar a partir de los 14 años.
Por tanto, en ningún caso, si el alumno es menor de 14 años y, aunque el alumno que va a conocer la calificación para trasladársela al INTERESADO disponga de una autorización del mismo, se podrá dar esa información debido a que el consentimiento no sería válido dado que la capacidad para consentir recae sobre los progenitores y/o aquellos que ostenten la patria potestad.
En el caso de menores que sean mayores de 14 años y no estén emancipados, el consentimiento de los progenitores y/o aquellos que ostenten la patria potestad sobrepasa al del propio menor. Por tanto, si el menor autoriza y los padres no, no se podrá realizar esa comunicación de la calificación a otro alumno.
En cualquiera de estos casos, los padres tendrán derecho a conocer esa calificación para que puedan cumplir con las obligaciones del llamado “deber de alimentos”.
En el caso de menores emancipados (mayores de 16 años), que ya no dependan económicamente de sus padres, podrán dar esa autorización para que el otro alumno conozca su calificación.
No obstante, desde Rapinformes aconsejamos lo siguiente:
Con independencia de la situación legal en la que se encuentre el menor, salvo casos excepcionales u obligación legal, no se debería de dar datos y/o información del INTERESADO a cualquier otra persona.
NOTA: El llamado “deber de alimentos” también se extiende a los mayores de edad dependientes económicamente de sus padres.
• Por ejemplo: Un universitario mayor de edad cuyos progenitores y/o aquellas personas que ostenten la patria potestad (que pagan los gastos relativos a la matrícula) quieren conocer las calificaciones de sus exámenes, pueden conocerlas previa presentación de pruebas que certifiquen que son ellos quienes sufragan dichos gastos.
Esperamos haberte aclarado tus dudas! 🙂
¿Puede un alumno hacer copia de un examen, obviamente suyo) que está corregido, anotado y puntuado y enseñárselo a terceros?
Muchas gracias.
Hola Virginia!
En primer lugar, es importante destacar que esta cuestión no depende de la normativa de protección de datos, pues no se trata de un derecho de acceso a los datos, sino de acceso a documentación que, en tu caso, deberá ser resuelta por el centro o la Administración educativa correspondiente con arreglo a su normativa interna y demás legislación sectorial que sea de aplicación.
No obstante, conviene recordar que un examen es un acto administrativo y, por ello, se encuentra sujeto a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
En este sentido, el art. 53 de la mencionada norma permite que los interesados (alumnos o sus representantes legales) puedan conocer en cualquier momento el estado de los procedimientos en los que están inmersos.
Puesto que la comunicación de datos requiere, con carácter general, el consentimiento de los interesados (de los alumnos o de sus padres o tutores si son menores de 14 años), estos podrían enseñar el documento que contiene sus datos a un tercero (p.ej.: a un profesor de academia particular).
En cualquier caso, el derecho de acceso no es ilimitado y la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno habilita a los centros educativos a inadmitir estas solicitudes cuando sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo no justificado (p.ej.: publicar en redes sociales referencias hacia el profesor).
Por tanto, el derecho de los alumnos y padres o tutores a disponer de una fotocopia del examen realizado se constituye como un elemento de valoración básico para que el interesado pueda concluir sobre la razonabilidad de formular las alegaciones que crea convenientes.
No obstante, será necesario que el acceso a dicha información tenga como objetivo principal la ayuda y orientación de los estudiantes, quedando excluida cualquier otra finalidad distinta.
Dado que es el centro educativo el que custodia los exámenes y pruebas de evaluación, es importante que el acceso a esta información no se proporcione en el formato original, sino a través de una copia.
Un saludo!
Buenos días!
En el caso de oposiciones, en el que se deben al principio de transparencia ¿También es ilegal la publicación de dichos datos?
De ser positiva la respuesta ¿No sería acorde a ley publicar los ultimos números del dni, unicamente, junto a la nota?
Hola Ricardo!
En relación a tu consulta, es cierto que la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, afirma en su artículo 5 que se podrá publicar la información cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública.
A este respecto, cuando la información contuviera datos especialmente protegidos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos.
Por lo tanto, el principio de transparencia opera, pero atendiendo siempre al principio de proporcionalidad, no revelando más datos de los estrictamente necesarios, tal como establece el artículo 4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal «Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.»
La publicación de los últimos números del DNI, si atendería a este principio de proporcionalidad, pues no identificaría directamente al interesado de los datos.
Un saludo.
En la defensa del TFM, una profesora del tribunal, que no la presidenta, en la resolución de la defensa, cuando me iba a comentar que era apto o no apto, dice la nota que tengo en el TFM sin premiso previo, una vez que dice esa nota, yo pregunto por la nota de la defensa, y se niega a decirme esa nota, finalmente me da la resolución de apto o no apto, es ilegal que diga mi nota del TFM, era online y estaban las tres personas que formaban el tribunal y una alumna/compañera. Esta grabado.
Mi pregunta: ¿Puedo denunciar?
Hola Javier!
En la guía de la AGPD sobre centros educativos, no existe una regulación sobre la forma de comunicar las calificaciones, aunque se aconseja darlas de forma oral, evitando comentarios adicionales que puedan afectar al alumno.
Un saludo!
Un profesor mio de universidad publicó en el Aula Virtual una FOTO sacada con su movil, de las notas finales junto a los nombres y apellidos de todos y lo peor de todo, el NPA (un numero en clave que tiene cada alumno). Por su culpa ahora toda mi clase puede ver mi codigo y puede ver mi nota siempre que suban un documento aunque no este el nombre y si el codigo. Es denunciable? Tendiamos que, por lo menos, quejarnos?
Hola Carlos!
Se trata de evitar identificar a los alumnos por su Nombre y Apellidos en lo máximo posible, para ello se utiliza el número identificativo por parte del centro (seudonimización).
Al haber filtrado tu identidad y el código, se trata de una vulneración del tratamiento de datos y por tanto se pueden tomar medidas.
Para denunciar este hecho se debe notificar a la Agencia de Protección de Datos. En nuestro país hay cuatro, dependiendo de la zona en la que vivas deberás informar en la que corresponda.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
• La Autoridad Catalana de Protección de Datos
• La Agencia Vasca de Protección de Datos
• El Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía
Mediante este link puedes acceder directamente a la web de la AEPD para presentar la reclamación: https://www.aepd.es/la-agencia/en-que-podemos-ayudarte
Un saludo!
Hola! Muy interesante.
Me gustaría saber que significaría que un profesor de una institución privada enviase las actas del alumnado, que estaban destinadas para la dirección, al propio cuerpo de alumnos generando así que todos podamos acceder a las notas y comentarios que ha escrito sobre nosotros. Se podrían tomar acciones sobre esto? Es una brecha de nuestra privacidad?
En mi caso nunca di permiso a que más personas vieran mis notas ni mis valoraciones…
Desde ya, muchas gracias.
Buenos días!
En relación a tu consulta, el Art. 32 RGPD, expone que el responsable y el encargado del tratamiento tienen la obligación de aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel adecuado al riesgo del tratamiento.
Es decir, que tanto el centro educativo como el profesorado deben aplicar las medidas necesarias para el correcto tratamiento de los datos. La finalidad es salvaguardar los datos personales garantizando los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Al haber filtrado las notas y comentarios de los alumnos, esto podría suponer una brecha de seguridad.
Para denunciar este hecho se debe notificar a la Agencia de Protección de Datos. En nuestro país hay cuatro, dependiendo de la zona en la que viva deberá informar en la que corresponda.
– Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
– La Autoridad Catalana de Protección de Datos
– La Agencia Vasca de Protección de Datos
– El Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía
Mediante este link puedes acceder directamente a la web de la AEPD para presentar la reclamación: https://www.aepd.es/la-agencia/en-que-podemos-ayudarte
Esperamos haber resuelto tu consulta y le recordamos que en Rapinformes estamos a tu entera disposición para la resolución de cualquier tipo de duda o consulta que se te presente.
¡Muchas gracias con confiar en nosotros y que tengas buen día!
Buenas tardes , puede publicar una universidad un listado con el NP nombre y apellidos y grupo de clase dando información de los exámenes a realizar.
Un saludo
Hola Sonia!
En base al Reglamento (UE) 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD), el tratamiento de datos mencionado solo podrá realizarse si los datos se someten a un proceso de pseudonimización, es decir, que no puedan ser identificados por cualquier individuo ajeno al interesado.
A efectos prácticos, sería adecuado, por ejemplo, poner únicamente los cuatro últimos dígitos del DNI de cada alumno, sin indicar ni su nombre ni sus apellidos.
Mediante este proceso, cada uno de ellos podrá saber el estado de sus exámenes, pero los demás no sabrán a quién pertenece cada información.
En cuanto a una simple convocatoria de exámenes, indicando, por ejemplo, fecha, hora y aula, esta información podrá ir referida al grupo en su conjunto.
En cuanto al estado “no presentado”, notas o datos de carácter similar, regirá lo establecido en el párrafo primero.
Esperamos haber resuelto tu consulta y te recordamos que en Rapinformes estamos a su entera disposición para la resolución de cualquier tipo de duda o consulta que se te presente.
¡Muchas gracias por confiar en nosotros y que tengas buen día!
Buenas tardes. soy profesora de un centro público de Formacion Profesional de grado superior. Tengo dudas a la hora de publicar las notas de mis alumnos en el aula virtual del curso que imparto. ¿Puedo incluir en el listado el nombre y apellidos del alumno o debo solo incluir 4 digitos de su DNI?
Gracias y un saludo
¡Hola María!
Lo ideal sería comunicar las notas a los alumnos de manera individualizada, ya sea mediante una plataforma virtual o incluso por correo electrónico.
Si esto no fuera posible, se podría publicar un listado con las notas, pero en ningún caso debe aparecer el nombre y apellidos de los alumnos, ya que no sería lícito que aparecieran las notas de todos y entre ellos pudieran conocer las del resto. Lo ideal sería indicar los cuatro últimos dígitos del DNI, e incluso el DNI completo, pero sin nombre ni apellidos, para que así solo el interesado de cada una de las notas sea conocedor de que esa nota le pertenece.
En este punto cabe decir que lo ideal es que, aunque se escriba el DNI, que el listado no siga el orden habitual de la lista de clase, de este modo se estaría utilizando el medio menos lesivo para la comunicación de los datos y se estaría actuando de forma adecuada a la finalidad del tratamiento.
Un saludo!
¡Hola! Si yo, alumno de una universidad, no quiero que mis calificaciones sean de conocimiento de mis compañeros de clase, tengo el derecho de solicitar que mis notas no sean de conocimiento de ellos y que solamente yo sepa mis calificaciones?
saludos
Hola Ana Cristina!
Tienes derecho a solicitar que tus notas no sean de conocimiento del resto de alumnos, ya que las notas están consideradas dato personal, por lo que merecen protección.
Además, el hecho de que los demás alumnos conozcan las notas de otros no es necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento, es decir, debe conocerlas solo el interesado, en caso contrario podría considerarse desproporcionado.
Un saludo!
Hola. En una publicación escrita se ha publicado el acta de las calificaciones que obtuvieron un grupo de alumnos en 1974. ¿Legalmente se pueden publicar o es un documento histórico?
Hola Miguel!
La publicación de las actas de notas obtenidas en 1974 debe considerar las normativas actuales sobre protección de datos personales, en particular el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que se aplica desde mayo de 2018.
Según el RGPD, las notas obtenidas en exámenes constituyen datos personales si están vinculadas a una persona identificada o identificable. Incluso si los registros son antiguos, el RGPD protege los datos personales de las personas.
Para publicar datos personales, se necesita el consentimiento explícito de las personas afectadas, a menos que se pueda justificar otra base legal para el procesamiento de esos datos.
Los datos deben ser tratados de manera compatible con la finalidad para la cual fueron recogidos y en la mínima medida necesaria. Publicar actas de notas sin un propósito claro y legítimo podría contravenir estos principios.
Las personas tienen derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales si no existe una razón legítima para mantenerlos.
En algunos casos, los datos pueden ser publicados si existe un interés público que prevalezca sobre el derecho a la privacidad de los individuos. Este interés debe ser evaluado cuidadosamente.
Deberían haber anonimizado los datos, eliminando cualquier información que pueda identificar a las personas antes de la publicación y podrían haber intentado obtener el consentimiento de las personas afectadas, aunque esto pueda ser difícil para registros antiguos.
En este caso, te recomendamos que descargues este formulario de SOLICITUD DE EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN, lo rellenes y se lo hagas llegar al responsable de la publicación.
Un saludo!
Buenas noches. Estoy cursando un ciclo superior de formación profesional y tengo un profesor que tiene la costumbre de exponer oralmente las notas ante los compañeros, e incluso hacer comparaciones. ¿Podría exigirle que no hiciera públicas mis calificaciones? ¿O esto sería contrario a la RESOLUCIÓN de 28 de junio de 2018, de la Subsecretaría de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, por la que se dictan instrucciones para el cumplimiento de la normativa de protección de datos en los centros educativos públicos de titularidad de la Generalitat?
Hola María!
Sobre la exposición pública de calificaciones por parte de tu profesor, te informamos que esta práctica es contraria a la normativa de protección de datos vigente.
En lo referente a la Protección de Datos y Confidencialidad de las Calificaciones se establece que:
Las calificaciones de los alumnos son datos personales y, como tales, están protegidas por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD – Reglamento (UE) 2016/679) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
El RGPD establece el principio de confidencialidad y minimización de datos en sus artículos 5 y 6, lo que significa que los datos personales deben ser tratados de manera que se garantice su seguridad y privacidad. La comunicación de notas de manera pública, especialmente si se comparan con otros alumnos, vulnera este principio y puede suponer una infracción.
En base a lo establecido en la Resolución de 28 de junio de 2018 de la Conselleria de Educación:
Dicha resolución dicta instrucciones sobre protección de datos en centros educativos de titularidad pública en la Comunidad Valenciana, establece en su apartado 5.2 que la publicación de calificaciones debe realizarse de manera que se garantice la confidencialidad de los alumnos.
Si bien esta resolución está dirigida a centros públicos de la Generalitat, su contenido es un reflejo de los principios generales de protección de datos aplicables en todo el territorio español. Por lo tanto, no justifica la exposición pública de las notas en tu caso, sino más bien lo contrario: exige que la comunicación de calificaciones respete la privacidad del alumnado.
Dado que la exposición oral de calificaciones vulnera tu derecho a la privacidad, tú puedes:
Esperamos haber resuelto tu consulta y te recordamos que en Rapinformes estamos a tu entera disposición para la resolución de cualquier tipo de duda o consulta que se te presente.
¡Muchas gracias por confiar en nosotros y que tengas buen día!
Hola,
Soy profesor de ciclos formativos, y doy mis notas en un tablón con el número de DNI y la nota.
Y me han comentado que tendría que poner asteriscos en algunos números, ya que se violaría la protección de datos del alumno
La pregunta es: Esta bien como yo lo hago?, Tendría que poner los asteriscos en el DNI?
Muchas gracias
Hola Daniel!
Acorde con el artículo 5 del RGPD, el tratamiento de los datos debe ser lícito, leal y transparente para con el interesado. Para que el tratamiento sea lícito, es necesario cumplir alguno de los supuestos establecidos en el artículo 6 del RGPD, siendo el más relevante el de obtener el consentimiento explícito del interesado, por lo que, por un lado, si quieres publicar las notas con el DNI, deberías recabar el consentimiento de los alumnos.
Aparte de conseguir el consentimiento de los alumnos, también se podrían implementar otras medidas para garantizar la minimización de los datos y, con ellas, la protección de los datos personales en general, como puede ser el factor de poner asteriscos en algunos números (como, por ejemplo, los tres últimos o primeros).
Por otro lado, otra medida que se podría imponer es la de situar el tablón con las notas en un sitio en el que solo los interesados de los datos tratados puedan acceder, o al menos que sea poco probable que pueda acceder alguien más, y mantener ese tablón publicado el tiempo estrictamente necesario.
Un saludo! 🙂
hola:
La profesora de mi hijo de 1º bachillerato ha colgado en el aula virtual la lista de los 36 alumnos de clase con nombre y apellidos , notas de la 3º evaluación ,notas finales y si deben ir o no a la extraordinaria. ¿es este hecho denunciable?
Hola!
De acuerdo con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en el caso de comunicar las calificaciones a través de plataformas educativas, estas sólo deberán estar accesibles para los propios alumnos, sus padres o tutores, sin que puedan tener acceso a las mismas personas distintas.
La publicación de las notas, con nombre y apellido, y demás información sensible supone una infracción grave, al entenderse que se está efectuando una cesión de datos personales sin el debido consentimiento del afectado, en este caso el alumno. Esta cesión vulnera los principios de confidencialidad y minimización de datos, recogidos en el artículo 5 del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
Te recomendamos, por tanto, contactar primero con el centro para pedir una rectificación. No obstante, si el hecho no se corrigiera y/o se repitiera, puedes denunciar ante la AEPD a través de su página web.
Esperamos haber resuelto tu consulta y te recordamos que en Rapinformes estamos a tu entera disposición para la resolución de cualquier tipo de duda o consulta que se te presente.
¡Muchas gracias por confiar en nosotros y buen día!
Un saludo.
Hola:
¿Incumplo la normativa de Protección de Datos si comparto información del Campus Virtual con un compañero ajeno al grupo? Me refiero a información como:
Datos personales de estudiantes:
Calificaciones individuales, exámenes, trabajos, otros datos personales, documentos de identidad, etc.
– Información restringida de la asignatura:
Comunicaciones internas, foros privados, o cualquier otro contenido cuyo uso está limitado a los estudiantes matriculados en la asignatura.
Muchas gracias,
Ana
Hola Ana!
El Reglamento General de Protección de Datos establece que los datos personales han de ser tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de estos, respetando el principio de confidencialidad.
Por tanto, y de acuerdo con lo mencionado anteriormente, incumplirías la normativa vigente en materia de Protección de Datos si compartes información del Campus Virtual que incluya datos personales de estudiantes (como el Documento Nacional de Identidad) con un compañero ajeno al grupo. Además, si el caso implicara datos personales de menores de edad, debe tenerse en cuenta que estos constituyen un colectivo especialmente protegido, por lo que la normativa aplicable establece garantías y restricciones aún más estrictas.
Compartir este tipo de información sin base jurídica válida o sin el consentimiento expreso del interesado constituye una vulneración de la normativa en cuestión. Por tanto, el uso de la información contenida en el Campus Virtual debe limitarse estrictamente al ámbito académico autorizado, y su difusión a terceros no está permitida salvo autorización expresa y legalmente válida.
Esperamos haber resuelto tu consulta y te recordamos que en Rapinformes estamos a tu disposición para la resolución de cualquier tipo de duda o consulta que se te presente.
¡Muchas gracias por confiar en nosotros y que tengas un buen día! 🙂
1.La universidad utiliza un numero llamado NIA o NIP, que identifica a cada alumno.
2.Ese numero es como el DNI dentro de la universidad. 3.El alumno lo usa si necesita entrar en las plataformas o en el correo asignado a la universidad. 3.Algunos profesores lo usan junto con el nombre completo para colocar las notas de la asignatura, en tablones publico de la clase que es compartida para varias clases y cursos. 4.Otros Profesores lo acompañan con el DNI (completo) para publicar nota. 5.Otros pasan una hoja en blanco y piden que se haga el favor de poner el nombre completo, NIA y DNI y se pase la hoja a otro compañero y cuando se termine se entregue al profesor, el profesor explica que la finalidad es la de saber quien acude a clase, algunas veces olvidan recoger la hoja y/o se pierde en clase o algún graciosillo se la queda. 6.El NIA también lo usa la universidad como correo ordinario para comunicarse con el alumno.7. Con los profesores. 8.y hasta con los alumnos .u 9.otros supuestos eventos externos a la universidad. 10.Alegan que es una forma sencilla de identificación. 11. Otra cosa cosa que no me gusta nada es que en el correo de la universidad aparece mi nombre completo junto a mi DNI. 12.siempre que te conectas a una pagina o un servicio de la universidad y esos datos muchas cookies los guardan en el ordenador que luego usan otros muchos alumnos. 13.Y lo peor que las paginas tiene javascrip que guardan la información en ordenadores compartidos por otros alumnos o personas externas a la universidad (eventos externos) que pidan el aula. 14.En secretaria con solo poner tu NIA lo saben todo sobre ti. 15.En la Biblioteca ocurre lo mismo, tienen los listados de la asignatura del alumno y sus matriculados a una asignatura. 16.En algunos servicios, como biblioteca te piden el NIA que da acceso a datos sensibles como Identificativos, como tu DNI, Nombre Completo, Dirección, correo personal, teléfono, asignaturas matriculadas. 17.Si que quieres apuntar a un evento te piden el NIA .18. luego publican tu nombre completo seguido de tu corro electrónico en un listado que ven todos lo que se han apuntado o tienen acceso al anlace.19. y si tienes suerte no será publicado una vez pasado el plazo del evento como comprobante de que están cubiertas las plazas hasta el evento del próximo año.20.Otra cosa que no me gusta es que algunos centros ceden los datos a terceras personas, o plataformas por ejemplo a Google.21. y es que ceden tu perfil completo, nombre dni, dirección, telefono con la promesa de que con eso el alumno tiene un buen correo. 22.Pero si la universidad te dio ya un correo con mi NIA y su dominio que necesidad hay de usar uno terceros.23.De Todo esto que he contado y he vivido me gustaría conocer que es lo que dice la ley. 24.en muchas universidades aun te piden la fotocopia del DNI por las dos caras a esto me he negado, me dicen que la necesitan para hacer no se que servicios. 25.Y me dicen que me que tranquilo que se queda en mi expediente que no lo va a ver nadie, solo la universidad y sus socios. 26.Quien puede consultar mi expediente me gustaría saberlo. 27.Los comités que resuelven ciertos temas del alumnado, me dicen en secretaria que también pueden consultar el expediente. 28.Si yo quisiera saber que persona con que cargo consulto mi expediente en fecha y hora y con que propósito como podría saberlo.29.Asi como el numero de veces que se comparten mis matos en otras bases de tatos con terceros «amigos de la universidad» como podría saberlo?30.Me gustaría que me respondiese punto por punto a lo contado, la verdad es que me da la sensación que es un cumulo de irregularidades una mas gorda que la anterior, bien por desconocimiento, bien por vagancia o bien por mirar a otro lado.31 Tengo la sensación que los sistemas no es que sean inseguros, sino que los transformas inseguros.32. por el mal uso que se le da o por usar las cosas para un propósito diferente para el cual fue creados.33.¿Qué procedimiento se podría usar y aplicar para revertir de forma paulatina, sosegada, contante e insistente para cada uno de los casos expuestos con intención de revertir o encauzar todo este desastre a su correspondiente uso, aplicando la privacidad y el buen hacer. Gracias. Un cordial Saludo..
En primer lugar respecto a lo dice la ley de protección de datos (RGPD) sobre la publicación de listas de notas con nombres, NIA y DNI en tablones públicos y si es una práctica legal
Según el principio de minimización establecido en el artículo 5.1c) RGPD adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.
En este caso publicar nombre, NIA y especialmente DNI en tablones públicos excede esta necesidad.
La Agencia Española de Protección de Datos considera que no es una práctica adecuada ni legal exponer estos datos públicamente.
Por otro lado, en cuanto a si es correcto que la universidad recoja datos sensibles (nombre, NIA, DNI) en hojas de asistencia que circulan entre los alumnos y qué riesgos de seguridad y privacidad implica esto
No, no es correcto que la universidad recoja datos sensibles, como lo son estos, en hojas de asistencia que circulan entre los alumnos, tal y como lo justifica el artículo 5.1.c) RGPD y el articulo 5.1.f), que este último establece que se tiene que garantizar una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado, como es este caso al poder los alumnos ver los datos personales de los demás.
Por eso, esta práctica puede ocasionar riesgos como la captura no autorizada mencionada, la pérdida o extravío de la hoja e incluso la suplantación de identidad ya que se pueden usar los datos para falsificar documentos.
A continuación, respecto a la pregunta de si debe el NIA dar acceso a toda la información personal del alumno (DNI, dirección, teléfono, etc.) en diferentes servicios universitarios (biblioteca, secretaría) y cuáles son las implicaciones de privacidad de este sistema.
De acuerdo, con el Reglamento General de Protección de Datos solo se pueden acceder a los datos personales cuando exista una base jurídica válida, como es el caso del consentimiento, interés legítimo, cumplimiento de obligación legal, etc; asimismo debe aplicarse el principio de minimización, es decir, solo pueden tratarse los datos necesarios para la finalidad concreta y, por último, se debe garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales. Por todo esto el NIA por sí solo no debe dar acceso directo a toda la información sensible del alumno, ya que esto puede vulnerar derechos fundamentales de protección de datos.
Las implicaciones de seguridad de este sistema son los riesgos de acceso no autorizado, es decir, si cualquier empleado o sistema puede usar el NIA para ver toda la información personal del alumno, se incrementa el riesgo de fuga o mal uso de datos la falta de control del alumno sobre sus datos, el alumno no sabría quién accede, con qué finalidad ni si se ha compartido su información; la vulneración de derechos, esto puede considerarse una infracción grave de la normativa de protección de datos, con consecuencias legales para la universidad; y la desconfianza institucional por el que los alumnos podrían perder la confianza en que su información está segura, lo que afecta la reputación institucional.
Respecto a si puede una universidad ceder datos personales de sus estudiantes a empresas externas (como Google) para servicios de correo electrónico y qué tipo de consentimiento es necesario para esto
La cesión de datos personales de estudiantes a empresas externas, como Google, sí puede realizarse, pero bajo condiciones estrictas de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) en España.
Se pueden ceder datos, pero no es una cesión libre, sino más bien de un encargo de tratamiento. La universidad sigue siendo la responsable del tratamiento, y Google actuaría como encargado del tratamiento si los servicios se utilizan bajo un contrato que limita el uso de los datos exclusivamente a los fines autorizados por la universidad.
Lo que se necesita es un contrato de encargo de tratamiento regulado en el art. 28 RGPD entre la universidad (responsable) y empresas externas (encargado).
Asimismo, la pregunta de si es lícito que una universidad pida fotocopias del DNI por ambas caras? ¿Con qué base legal se puede solicitar este documento y qué obligaciones tiene la universidad sobre su custodia?
Sí, pero solo si se justifica adecuadamente. La solicitud debe basarse en una necesidad concreta y legalmente fundada, como por ejemplo verificar la identidad del estudiante en procesos administrativos (matrícula, exámenes oficiales, títulos) o cumplir con una obligación legal (por ejemplo, en convocatorias públicas o becas). No es lícito pedir la fotocopia del DNI simplemente “por si acaso” o por inercia administrativa.
El RGPD establece la base legal de este supuesto basándose en el principio de minimización (Art. 5.1.c), en la finalidad específica y legítima (Art. 5.1.b) y en la base jurídica (Art. 6): el tratamiento debe basarse en una base legal válida.
La universidad actúa como responsable del tratamiento, y por tanto debe cumplir con las siguientes obligaciones:
La seguridad: que consiste en aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger el documento y evitar el acceso no autorizado o la exposición innecesaria.
Limitación del acceso: Solo el personal autorizado debe poder ver o tratar esas copias y debe haber registros de acceso y trazabilidad si es un sistema digital.
Plazo de conservación: el DNI debe conservarse solo el tiempo estrictamente necesario para la finalidad para la que fue recabado y luego debe ser eliminado o anonimizado.
Transparencia: que consiste en informar al estudiante de la finalidad de la recogida, la base legal, el tiempo de conservación y sus derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, etc.).
Por otro ¿quién tiene derecho a consultar el expediente de un alumno? ¿Es legal que comités u otros «socios» de la universidad tengan acceso?
Las personas que tienen derecho de acceso legítimo son el propio alumno (interesado), que tiene pleno derecho de acceso a su expediente académico y puede solicitar copia, corrección o actualización de los datos; en cuanto al personal autorizado de la universidad solo aquellos que necesiten acceder a los datos para cumplir funciones directamente relacionadas con la gestión académica o administrativa; y los órganos internos competentes, que son los tribunales académicos, comisiones de evaluación, o juntas de expediente, siempre y cuando su función lo justifique, además de que el acceso debe limitarse a lo estrictamente necesario para la finalidad del órgano.
Los comités u “otros socios” solo acceder al expediente del alumno si se cumplen requisitos muy estrictos
Por un lado, los Comités u órganos no académicos internos deben tener una función claramente definida en la normativa interna de la universidad. Además, el acceso debe estar limitado por finalidad y ser proporcional. Por otro lado, los «Socios externos» o terceros (empresas, entidades colaboradoras, etc.) no pueden acceder directamente al expediente sin el consentimiento explícito del alumno, o una base legal muy concreta y justificada (p. ej., ejecución de un convenio firmado por el alumno, prácticas curriculares con contrato). Y no se puede justificar el acceso con motivos genéricos como “colaboración” o “interés institucional”.
No es legal que se facilite el expediente académico completo a empresas colaboradoras, entidades privadas u otros agentes externos sin una base jurídica específica o sin consentimiento.
Por otro lado, la pregunta de cómo puede un alumno saber quién ha consultado su expediente, en qué fecha y con qué propósito y cómo puede saber cuántas veces se han compartido sus datos con terceros
Un alumno tiene derecho a saber quién ha accedido a su expediente académico, cuándo y con qué finalidad, así como a conocer con qué terceros se han compartido sus datos personales, y con qué propósito, según el artículo 15 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Por otro lado, el alumno puede solicitar a la universidad qué datos personales suyos se han comunicado a terceros; a quién se han comunicado; con qué finalidad; qué base legal lo justificó; cuándo se realizó la comunicación.
Por último en cuanto al procedimiento que puede seguir un alumno para revertir estas prácticas y exigir que se apliquen medidas de privacidad y seguridad adecuadas y a quién debe dirigirse y qué pasos debe seguir
Un alumno puede en primer lugar, identificar la irregularidad, a continuación, ejercer sus derechos ante la universidad, luego esperar la respuesta y si no responden reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Asimismo, a quién debe dirigirse es al Delegado de Protección de Datos de la universidad en la solicitud inicial de derechos y en cuanto a la reclamación oficial Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)