La digitalización de documentos es un proceso que cada vez abordan más empresas y profesionales a fin de facilitar la gestión y poder tener la información siempre disponible desde cualquier lugar. Pero para llevar a cabo este proceso hay que hacerlo bien y tener especial cuidado con la protección de datos.
Ventajas de la digitalización de documentos en una empresa
La digitalización de archivos implica convertir un documento en papel en un documento digital. Puede tratarse de facturas, contratos, presupuestos y todo tipo de documentos que deba guardar una empresa. Y si la digitalización interesa tanto a las empresas, es porque tiene múltiples ventajas.
Los documentos digitales no ocupan nada de espacio físico, con lo que se disminuye el número de archivadores, carpetas y papeles que hay en el lugar de trabajo. Además, el acceso a los documentos puede hacerse desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
No es extraño que los documentos en formato papel se degraden. La tinta se borra y el documento queda ilegible, el papel puede coger humedad, etc. En casos graves de inundación o incendio los documentos en papel pueden quedar totalmente destruidos, mientras que los archivos digitales almacenados en la nube no se deterioran.
Además, la digitalización de documentos supone un ahorro importante de costes en papel y contribuye a cuidar el medio ambiente.
Y todo ello sin olvidar que implica un incremento de la productividad, puesto que los trabajadores ahorran mucho tiempo al no tener que estar buscando los documentos físicos en diferentes lugares de almacenamiento.
Cómo digitalizar los archivos
Hay diferentes procesos para llevar a cabo la digitalización de archivos, pero lo habitual es pasar por tres fases.
Preparación
Lo primero es dejar listos los documentos en papel que van a pasar a formato digital. Para ello hay que asegurarse de que las páginas están separadas entre sí, sin clips ni grapas. Libres de arrugas y de notas adhesivas.
Además, conviene hacer un purgado de la documentación y eliminar todo aquello que no sea necesario guardar.
Escaneado
Con la documentación ya lista es hora de usar un escáner para digitalizarla. Lo mejor es usar un dispositivo de alto rendimiento, que pueda procesar la información lo antes posible. De hecho, en muchos casos lo que se hace es contratar el servicio de digitalización con una empresa externa especializada.
Indexado
Con los documentos en versión digital cargados en el sistema lo que toca hacer es ordenarlos según las preferencias establecidas.
Relación de la digitalización de documentos con la protección de datos
Una buena gestión documental facilita mucho la adaptación de la empresa al cumplimiento de la normativa sobre protección de datos. La información online está mucho más protegida que cuando está en papel, porque resulta más sencillo evitar que terceros no autorizados puedan acceder.
Además, si se ha hecho bien el proceso de indexado, se pueden regular los permisos de acceso documento por documento.
Pero hay que tener en cuenta que los datos que almacenan una empresa o un profesional pueden ser muy atractivos para un ciberdelincuente que busca “secuestrarlos” y pedir dinero por ellos, que se los quiere vender a la competencia o, simplemente, quiere dañar a un negocio.
Los datos digitalizados están mucho más seguros, pero no están a salvo totalmente de los ciberdelincuentes, así que conviene tomar medidas extra de seguridad como invertir en un buen antivirus, usar claves de acceso complejas y cambiarlas periódicamente, encriptar las carpetas y realizar copias de seguridad de forma periódica en discos duros externos que se guardarán en un lugar seguro.
La digitalización de documentos es una tendencia que ha llegado para quedarse, pero debe hacerse bien y procurando siempre la máxima seguridad a la hora de proteger los datos. Solo así se puede disfrutar de todas sus ventajas.
