Los Compliance Officers se ven inmersos en una encrucijada. Esto es, los requisitos regulatorios a cumplir, el alcance del sistema, sus nuevas responsabilidades, la cantidad de tareas a desarrollar, etc. no crecen de manera proporcional a los recursos humanos y económicos que la entidad pone a su disposición para instaurar un sistema de Compliance con las debidas garantías.
Cabe hacernos varias preguntas:
- ¿Qué se pude mejorar en un área de Compliance?
- ¿Por qué emprender un proyecto de eficiencia?
- Si el objetivo es aportar más valor a la compañía, ¿cómo se puede lograr este objetivo?
Las respuestas a estas preguntas pasan por anticiparse a posibles realidades indeseadas y costosas, mitigar riesgos aun no identificados o gestionados, tratar de mitigar mejor los riesgos ya gestionados, ahorrando costes en el desarrollo de la función, evitando multas y minimizando impactos (legales, operativos y reputacionales) ante incumplimientos.
Todo lo mencionado pasa necesariamente por lograr eficientar el área.
La eficiencia se define como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se da cuando se utilizan menor recursos para lograr un mismo objetico o cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
En concreto, en Compliance ocurre a menudo que los recursos son limitados, la presión normativa es mayor y el mercado exige modelos de cumplimiento más maduros y evolucionados.
Es necesario considerar la eficiencia en Compliance en 2 sentidos. Por un lado, el desempeño respecto del propio modelo de Compliance, lo que implica el seguimiento, medición, análisis y evaluación. Por otro lado, la visión del valor del Compliance dentro de la organización, es decir, el valor del servicio que presta Compliance a la compañía.
Para hacer eficiente el área Compliance entonces, es necesario aplicar a los procesos medidas que se aplican a las personas, es decir para la concienciación, formación, generación de nuevas formas de trabajar, vencer la resistencia al cambio, etc., para la redefinición de los flujos del trabajo e información que transforman un proceso para hacerlo más eficiente.
Por último, medidas que se aplican a las tecnologías, esto hace referencia a la implantación de herramientas Legaltech y Regtech para automatizar tareas que conllevan ahorro de tiempo, la reducción de errores, resultados objetivos, generación automática de indicadores, etc.
Por tanto, es necesario embarcarse en las siguientes tareas:
- La petición de un presupuesto inteligente.
- El diseño de un organigrama.
- Valorar la gestión externa o interna de los servicios.
- Simplificar tareas complejas que no aportan valor.
- Examinar cómo automatizar algunos procesos.
- Implantar herramientas Legaltech y Regtech con un enfoque útil y práctico.
En resumen, el proyecto de eficiencia del Compliance tiene 4 fases:
- La identificación y el diagnostico.
- El plan de acción.
- La implementación de un nuevo modelo y procedimientos en relación con la formación.
- El seguimiento, supervisión y mejora.
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