El procedimiento del canal de denuncias establece el marco de actuación para el funcionamiento de dicho canal dentro de una organización, ya sea una empresa, una entidad pública u otro tipo de entidad en la que sea aplicable la Ley de Protección del Denunciante de Corrupción. Esta normativa transpone la Directiva Whistleblowing de la Unión Europea al ordenamiento jurídico español.
Tanto la legislación española como la europea establecen un conjunto de estándares mínimos que deben cumplirse en relación con el procedimiento del canal de denuncias.
Siempre que las organizaciones cumplan con estos requisitos esenciales, tienen la libertad de organizar y gestionar su canal de denuncias conforme a sus propias necesidades y características del sector al que pertenecen.
Esto incluye la posibilidad de externalizar la gestión del canal, contratando los servicios de un proveedor especializado, como puede ser una consultoría o un despacho de abogados.
¿Cómo debe ser el procedimiento del canal de denuncias en una empresa?
Es importante recordar que todas las empresas que cuenten con más de 50 empleados están obligadas a implementar un canal de denuncias. El procedimiento de dicho canal, en cumplimiento con las disposiciones legales, debe estructurarse del siguiente modo:
Procedimiento para la presentación y gestión de comunicaciones en el canal de denuncias:
- Hechos denunciables: Cualquier acción o comportamiento que sea contrario a la normativa interna de la empresa o a las leyes.
- Sujetos que pueden presentar denuncias: Cualquier persona, ya sea miembro de la organización o no, que tenga conocimiento de un hecho denunciable.
- Sujetos denunciados: Puede ser denunciada cualquier persona física o jurídica que haya incurrido en un hecho denunciable relacionado con la empresa.
- Medios del canal de denuncias: El canal debe permitir la presentación de denuncias tanto de manera escrita como verbal, y garantizar la confidencialidad y protección de datos en todo momento.
- Formalización de la denuncia: El formato de la denuncia dependerá del medio utilizado para presentarla. Deben admitirse denuncias anónimas. Los datos orientativos que se deben incluir son:
- Datos identificativos del denunciante (si este decide identificarse).
- Identificación del denunciado.
- Descripción de los hechos denunciados.
- Fecha de los hechos.
- Identificación de testigos, en caso de haberlos.
- Admisión de la denuncia: Se debe emitir un acuse de recibo al denunciante dentro de un plazo máximo de 7 días, confirmando la recepción de la denuncia. En caso de que la denuncia presente algún defecto formal, se notificará la necesidad de subsanación.
- Apertura de expediente e inicio de la investigación interna: Si la denuncia es admitida a trámite, se procederá a la apertura de un expediente y al inicio de una investigación interna. La investigación debe realizarse en un plazo máximo de 3 meses, que puede prorrogarse por otros 3 meses en caso de circunstancias de mayor complejidad. Durante este proceso, se llevarán a cabo las siguientes acciones: recopilación de pruebas, análisis de información y entrevistas con el denunciante, el denunciado y los testigos.
- Notificaciones: Todas las partes implicadas deben ser notificadas del inicio de la investigación, garantizando en todo momento la confidencialidad y protección de datos. Si fuera necesario, se podrán implementar medidas cautelares.
- Resolución del expediente: Una vez concluida la investigación, se emitirá una resolución que puede resultar en:
- Archivo del caso.
- Adopción de medidas disciplinarias.
- Comunicación del caso a las autoridades competentes.
- Conservación de la información: Toda la documentación relacionada con las denuncias, tanto si son admitidas como si se archivan, debe ser conservada durante el tiempo necesario, conforme a lo establecido en el artículo 24 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
Durante todo el proceso, el Responsable del Sistema deberá garantizar un seguimiento diligente del expediente. Además, se debe mantener informado al denunciante sobre el curso de la investigación, respetando los límites legales y proporcionando la mayor cantidad de información posible.
Al finalizar el proceso, se notificará al denunciante si la denuncia ha sido archivada, si se ha abierto un expediente y el resultado de la investigación, así como las medidas adoptadas para resolver el problema.
En caso de que la denuncia se remita a las autoridades, también se informará al denunciante.
Mantener al denunciante informado durante el proceso es fundamental para evitar que recurra a la denuncia pública (a través de redes sociales o medios de comunicación) y para fomentar la confianza en el sistema interno de denuncias.
Asimismo, se le debe comunicar al denunciante sus derechos, las garantías de protección y la existencia de canales externos de denuncia gestionados por las autoridades competentes o por organismos de la Unión Europea.
Aprobación del procedimiento y su difusión
El procedimiento del canal de denuncias debe ser aprobado por el Responsable del Sistema, quien debe ser una persona u organismo independiente y autónomo, designado por la dirección de la empresa.
Este procedimiento, además, debe ser de carácter público, es decir, tanto el personal de la organización como cualquier persona externa deben conocer cómo se gestionarán las denuncias recibidas.
¿Es necesario establecer el procedimiento del canal de denuncias?
Sí, es imprescindible que el canal de denuncias cuente con un procedimiento claro para la gestión de las denuncias, diferenciándolo del proceso de investigación interna que puede derivarse de una denuncia. Un canal de denuncias mal gestionado puede acarrear sanciones, especialmente si se considera que obstaculiza el proceso de investigación.
Comunicación del procedimiento
Para dar a conocer el procedimiento, es recomendable elaborar un reglamento donde se detallen todos los aspectos relevantes del canal de denuncias: cómo se deben presentar las denuncias, qué hechos son denunciables, los plazos para responder y realizar la investigación, entre otros.
Este reglamento debe estar disponible tanto para los miembros de la organización como para personas externas, y una de las mejores formas de garantizar su accesibilidad es publicarlo en la página web de la empresa, preferiblemente en el apartado legal o de compliance, o en una sección dedicada al canal de denuncias.
Si la empresa no dispone de recursos internos para gestionar este proceso o prefiere una mayor objetividad e independencia, es recomendable externalizar la gestión del canal de denuncias a través de un proveedor especializado como Rapinformes.
Este proveedor se encargará de todos los aspectos relacionados con el procedimiento y la gestión del canal, proporcionando, además, la asistencia jurídica necesaria para el tratamiento de las denuncias y la implementación de las acciones correctivas correspondientes.
